Logo-VanGompel-Advocaten-Advocatenkantoor-Hasselt-Mexcio

E-mails naar werknemers over hun collega’s: niet zonder gevaar

Anton Van Spaendonck – 21 juni 2021 – De relatie tussen werknemer en werkgever blijft een heikel punt in de huidige stand van de privacywetgeving. Deze maand riep de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) een woonzorgcentrum-werkgever nogmaals op het matje.[1] De zaak betrof twee e-mails van het woonzorgcentrum verstuurd aan haar personeel inzake het recent ontslag van twee collega’s.

Bij een (plots) ontslag of vertrek van een (belangrijke) werknemer worden collega’s of het hele team hierover vaak geïnformeerd. Dat is op zich niet vreemd: collega’s moeten weten waar ze aan toe zijn. Enige toelichting garandeert de continuïteit van de dienst en een gezonde werksfeer. Zo handelde ook het woonzorgcentrum in kwestie, dat twee e-mails uitstuurde aan haar personeel.

Een eerste e-mail betrof het louter meedelen van het ontslag van een – met naam genoemde- collega en de melding dat deze niet meer op werkvloer zou verschijnen.

Met een tweede e-mail werd het ontslag van een tweede collega meegedeeld. Hierbij werd echter ook aangehaald dat deze beslissing werd genomen na herhaaldelijke schriftelijke verwittigingen en bijsturingsgesprekken.

De ex-werknemers in kwestie klopte aan bij de GBA, waarna de Geschillenkamer besliste beide e-mails onder de loep te nemen:

  • De eerste e-mail vormt geen inbreuk op de GDPR, aldus de GBA, want deze bevat een simpele feitelijke mededeling inzake het personeelsbeleid, conform de principes van de GDPR.
  • Bij de tweede e-mail struikelt de Geschillenkamer echter over de toevoegingen, aangezien dit verder gaat dan een feitelijke mededeling. Dit is een schending van het principe van minimale gegevensverwerking.

De Geschillenkamer besliste om de klacht omtrent de eerste e-mail te seponeren en zich voor wat de tweede e-mail betreft, te beperken tot een berisping van de werkgever. Er werd aldus geen boete opgelegd.

Hoewel de beslissing geen ernstige gevolgen met zich meebracht voor het woonzorgcentrum, moeten we er toch een aantal lessen uit trekken. De GBA deinst er niet voor terug om zich te mengen in het dagdagelijkse e-mailverkeer van ondernemingen. Zo kan zelfs de (op het eerste zicht) meest triviale communicatie leiden tot een procedure ten gronde (en veroordeling!). Dit louter door een klacht, ingesteld door een (verontwaardigde?) ex-werknemer.

Er is dan ook geen ontkomen meer aan: als werkgever ligt u in het vizier van het sanctionerend oog van de GBA. Zorg er daarom voor dat er binnen uw onderneming:

1. Een duidelijke bewustwording groeit rond GDPR en haar basisprincipes,

2. Interne processen en leidraden worden opgesteld die moeten voorkomen dat er een inbreuk wordt gemaakt op de GDPR,

3. Communicatie omtrent personeel in uw onderneming feitelijk en kort is.

[1] GBA 1 juni 2021, Beslissing nr. 63/2021.

Meer nieuws

vangompel-advocaten-Laura-Van Renen-Liezel-Steyfkens

In juni hebben Laura van Renen en Liezl Steyfkens van ons kantoor hun master in de rechten behaald aan …

vangompel-advocaten-summer-intern-2022

In juli ontving ons kantoor Silke, Sahar en Stéphanie als zomerstagiairs. Zij delen hun ervaring in deze video.

vangompel-advocaten-3

In geval van tegenstrijdige of verschillende algemene voorwaarden, rijst er discussie over welke bepalingen nu precies voorgaan. Nieuw artikel …

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief