Logo-VanGompel-Advocaten-Advocatenkantoor-Hasselt-Mexcio

Bijzonder volmachtbesluit van 9 april 2020 versoepelt regels voor algemene vergaderingen ten tijde van corona

Samenvatting

De dwingende overheidsmaatregelen tegen de Covid-19 pandemie (o.m. social distancing) hebben tot gevolg dat de vennootschappen en verenigingen praktische moeilijkheden ondervinden bij het organiseren van hun jaarlijkse algemene vergadering.

Om hieraan tegemoet te komen heeft de regering via het Koninklijk Besluit nr. 4 van 9 april 2020  (“volmachtbesluit”) een aantal versoepelingen en opties ingevoerd (klik hier voor de tekst van het volmachtbesluit).

  1. Toepassingsgebied

De voorgestelde regeling geldt voor de gewone, bijzondere als buitengewone algemene vergaderingen (o.m. statutenwijzigingen). Zij is van toepassing op 1) alle vergaderingen die tussen 1 maart 2020 en 3 mei 2020 worden bijeengeroepen, 2) alle vergaderingen die tussen 9 april 2020 en 3 mei 2020 moeten worden gehouden en 3) alle vergaderingen die tussen 1 maart 2020 en 9 april 2020 hadden moeten doorgaan op grond van de wet of de statuten, maar nog niet zijn gehouden.

  1. Twee opties

a. Eerste optie: schriftelijke of elektronische algemene vergadering op normale datum

De eerste optie bestaat erin om de algemene vergadering te laten plaatsvinden. Hierbij zullen zowel de maatregelen van de Nationale Veiligheidsraad als de belangen van de aandeelhouders en de leden in acht genomen moeten worden.

Het bestuursorgaan krijgt de bevoegdheid om te beslissen dat de aandeelhouders of de leden uitsluitend op afstand mogen stemmen, zelfs indien dit statutair of wettelijk niet werd voorzien. Dit kan schriftelijk voorafgaand aan de algemene vergadering (via een stemformulier, per brief of via de website) of via elektronische communicatiemiddelen (video- of conference call, Skype, Microsoft Teams, Zoom,…).

De stemming op afstand kan gecombineerd worden met stemmen per volmacht. Beide mogelijkheden moeten in ieder geval aangeboden worden aan de aandeelhouders en de leden. Het bestuursorgaan mag volmachten geven aan een welbepaalde persoon, op voorwaarde dat de volmachten specifieke steminstructies bevatten voor alle voorstellen van het besluit. De formulieren om op afstand te stemmen en de volmachten worden bezorgd op het aangegeven adres, desnoods alleen elektronisch. Een gescande of gefotografeerde versie volstaat. Zij moeten uiterlijk de vierde dag vóór de algemene vergadering ontvangen worden.

Wanneer het bestuursorgaan niet kan garanderen dat de maatregelen ter bestrijding van de Covid-19 pandemie kunnen worden nageleefd, kan het zelfs elke fysieke aanwezigheid op de algemene vergadering verbieden, behalve wanneer de agenda van de algemene vergadering de fysieke aanwezigheid van een notaris vereist (bv. bij een statutenwijziging). In dat geval is het toegelaten de vergadering te houden met één enkele volmachthouder en de notaris. De overige leden kunnen op afstand deel te nemen via elektronische communicatie (via telefonische of videoconferentie).

Kiest men voor een vergadering met één enkele volmachthouder, dan kan het bestuursorgaan de aandeelhouders en leden tevens opleggen hun vragen schriftelijk te stellen tot de vierde dag vóór de vergadering. Kiest zij ervoor de aandeelhouders of leden toe te laten de algemene vergadering rechtstreeks (via telefonische of videoconferentie) of uitgesteld te volgen, dan kan ze de vragen op dat moment mondeling beantwoorden. Ze kan de vragen ook schriftelijk beantwoorden, in welk geval ze de antwoorden ten laatste op de dag van de vergadering maar vóór de stemming dient mee te delen.

Vennootschappen en verengingen die hun algemene vergadering al hebben bijeengeroepen vóór 9 april 2020, kunnen ook van deze versoepeling gebruik maken, mits zij hun aandeelhouders en leden hierover correct informeren (via website, per e-mail of per post).

b. Tweede optie: uitstel tot tien weken na uiterste datum

De tweede optie bestaat erin dat het bestuursorgaan de algemene vergadering uitstelt tot tien weken na de uiterste datum (meestal 30 juni), zijnde zes maanden na de afsluiting van het boekjaar. Ook de wettelijke verplichting om de jaarrekening binnen zeven maanden na afsluiting van het boekjaar neer te leggen, geniet dit uitstel.

Voorwaarde is wel dat de aandeelhouders en leden van dit uitstel worden verwittigd per e-mail of per post. Voor de uitgestelde algemene vergadering zal dan een nieuwe oproeping gestuurd moeten worden met vermelding van datum en plaats.

Een algemene vergadering die al bijeengeroepen was, maar nog niet kon plaatsvinden door de coronamaatregelen, kan ook uitgesteld worden op voorwaarde dat alle aandeelhouders en leden hierover correct geïnformeerd worden (via website, per e-mail of per post).

Dergelijk uitstel is daarentegen niet toegelaten in geval van toepassing van de alarmbelprocedure, d.z. situaties waarbij het nettoactief van de vennootschap negatief is of negatief dreigt te worden, of ingeval van bijeenroeping op verzoek van 10 % van de aandeelhouders of van de commissaris. In deze gevallen kan de vennootschap terugvallen op de eerste optie.

Volledigheidshalve wordt nog opgemerkt dat de hierboven besproken opties facultatief zijn. De eenparige schriftelijke algemene vergadering blijft mogelijk en is voor kleine vennootschappen wellicht de meest efficiënte oplossing.

  1. Beraadslaging bestuursorgaan

Ten slotte verduidelijkt het volmachtbesluit dat het bestuursorgaan onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk kan vergaderen. Het bestuursorgaan kan ook steeds beraadslagen en besluiten via een elektronische communicatie die discussie toelaat, zelfs indien dit statutair niet is voorzien.

  1. Inwerkingtreding

Bovenstaande uitzonderlijke maatregelen hebben retroactief uitwerking vanaf 1 maart 2020 tot het einde van de coronamaatregelen. Op dit moment is dit 3 mei 2020, maar indien nodig wordt deze termijn verlengd.

Een algemene vergadering of een vergadering van het bestuursorgaan die werd bijeengeroepen vóór 3 mei 2020, mag worden gehouden overeenkomstig de bepalingen van het volmachtbesluit, zelfs indien zij na 3 mei plaatsvindt.

Tot slot genieten de vennootschappen en verenigingen die tot op 3 mei beslissen hun vergadering uit te stellen ook van de verlenging van de hierboven reeds opgesomde wettelijke termijnen.

Meer info? Bel Hans Van Gompel of Elise Strauven op 011/281.280 of mail naar hans.vangompel@vangompeladvocaten.be of elise.strauven@vangompeladvocaten.be

Meer nieuws

vangompel-advocaten-Laura-Van Renen-Liezel-Steyfkens

In juni hebben Laura van Renen en Liezl Steyfkens van ons kantoor hun master in de rechten behaald aan …

vangompel-advocaten-summer-intern-2022

In juli ontving ons kantoor Silke, Sahar en Stéphanie als zomerstagiairs. Zij delen hun ervaring in deze video.

vangompel-advocaten-3

In geval van tegenstrijdige of verschillende algemene voorwaarden, rijst er discussie over welke bepalingen nu precies voorgaan. Nieuw artikel …

Schrijf u in voor onze nieuwsbrief